Sebagai salah 1 dari 11 orang panitia pertama di IYC 2010 dan masih bisa membantu pelaksanaan IYC tahun-tahun selanjutnya, saya menyaksikan banyak sekali perubahan yang ada di kepanitiaan 2017. Di tahun ini saya tidak memiliki jabatan apa-apa dan ini membuat saya lebih leluasa untuk terlibat aktif maupun pasif di banyak bidang. Ada beberapa hal yang ingin saya ceritakan terkait pengamatan saya selama 3 bulan membantu IYC 2017.

11 orang panitia pertama di IYC 2010

Perombakan Konsep Acara

Walau sudah direncanakan sejak Maret 2017, namun sampai bulan Agustus kami belum berhasil menemukan venue untuk melaksanakan IYC 2017. Setelah berdiskusi dengan berbagai pihak, akhirnya kami menemukan Townsquare Cilandak sebagai kandidat utama venue IYC 2017.

Sebagai tempat yang bisa dikunjungi oleh umum, sangat mustahil untuk menutup satu mal demi pelaksanaan IYC. Ini merupakan salah satu tantangan yang sangat menarik. Selain itu, keterbatasan ruangan juga menjadi tantangan lain yang menunggu untuk dipecahkan.

Dari tantangan-tantangan tersebut, kami memutuskan untuk merombak keseluruhan acara, membuatnya berbeda dari pelaksanaan IYC sebelumnya, mulai dari konsep sesi, sistem pemesanan tiket, hingga strategi promosi.

Kolaborasi dengan Berbagai Organisasi


Setiap organisasi memiliki kelebihan dan spesialisasi masing-masing, dan dengan menggabungkan setiap kelebihan dan spesialisasi tersebut, akan lebih mudah untuk mencapai tujuan bersama. Di tahun 2017 ini, Sinergi Muda berkolaborasi dengan Kibar sebagai pendamping utama dalam menyelenggarakan IYC. Selain itu, Rumah Millennials, Youth of Indonesia, Youthmanual, Kreavi, Musik Bagus Day, dan Nusantara Muda, juga turut membantu sebagai co-partner.

Pada awalnya kami menargetkan ada 50+ narasumber untuk mengisi IYC, dan tugas tersebut dipegang oleh tim Seminar yang beranggotakan Saskia, Ardhi, dan Adinda. Tugas yang cukup berat karena sampai 2 bulan sebelum acara baru sedikit narasumber yang berhasil didapatkan. Dengan berkolaborasi dengan berbagai organisasi di atas, kami dibantu untuk mencari dan mendapatkan lebih banyak lagi narasumber. Tepat pada pelaksanaan IYC kemarin, ada lebih dari 80 narasumber yang hadir.

Mewakili pendiri Sinergi Muda lainnya, saya mengucapkan apresiasi yang sebesar-besarnya kepada seluruh rekanan kami di IYC 2017 kemarin.

Perubahan Sistem Tiket

Ketika memesan paket ayam goreng di salah satu gerai fast-food, kita dihadapkan dengan pilihan untuk mengganti jenis ayamnya dan minumannya, atau meng-upgrade paket yang kita pilih. Namun, kita juga bisa memesan secara a la carte, misalnya hanya ayamnya saja tanpa perlu membeli nasi.

Di enam IYC sebelumnya, kami menjual tiket secara paket di mana peserta bisa mengikuti 2-3 sesi “wajib” dan memilih 2 sesi yang sesuai dengan minatnya. Terkadang, sesi “wajib” yang ada belum tentu sesuai dengan minat para peserta. Selain itu, bentuk venue yang berbeda dari tahun-tahun sebelumnya seakan meminta kami untuk merubah sistem tiket.

Melihat hal tersebut, kami memutuskan untuk mendistribusikan tiket secara a la carte. Berapa banyak sesi yang diikuti merupakan pilihan para peserta: Ada yang memilih mengikuti seluruh 5 sesi gratis, ada juga yang hanya mengikuti 1 sesi berbayar.

Selain itu, ketika ada peserta yang memesan sesi berbayar, kami memberikan batas waktu untuk melakukan konfirmasi pembayaran. Hal ini kami lakukan untuk menjaga kuota dan demand dari sesi tersebut. Terkadang, ada yang memesan sesi lalu tidak melakukan pembayaran sama sekali sampai acara selesai. Kami tidak menginginkan hal tersebut terjadi. Oleh karena itu, keputusan memberikan batas waktu tertentu kami lakukan untuk memastikan bahwa hanya yang benar-benar serius mengikuti sesi yang bisa mendapatkan kursi di sesi tersebut.

Dengan tantangan yang baru ini, kami memutuskan untuk mengubah total sistem pemesanan tiket yang sebelumnya kami buat. Dibantu oleh Bobby dan hanya diberikan waktu selama 3 hari, kami berhasil meluncurkan situs pemesanan tiket secara tepat waktu pada tanggal 16 November 2017 lalu. Walau menghadapi kendala di awal peluncurannya, sistem baru dengan metode batas waktu ini secara otomatis membatalkan lebih dari 600 pemesanan tiket yang “tidak serius”.

Promosi dan Pemanfaatan Semua Aset Digital

Selain media sosial, Sinergi Muda juga memanfaatkan newsletter, situs web, dan iklan digital untuk mempromosikan IYC. Secara garis besar, peran masing-masing aset terhadap traffic situs pemesanan tiket adalah sebagai berikut:

  • 31% – situs web IndonesianYouth.org: Dengan jumlah pageview sebanyak 100 ribu tiap bulannya, maka kami sudah pasti menggunakannya untuk mengenalkan IYC kepada audiens situs web. Tim “Jeruk” yang berisikan Ibnu, Rayhan, Sintia, Raisa, dan Tara, membuat lebih dari 50 artikel sejak pertengahan Oktober 2017 yang kemudian di-blast ke berbagai media sosial termasuk ke IG Story.
  • 21% – Instagram: Lebih dari 150 konten yang dipublikasikan ke Instagram @indonesianyouth dengan 24 ribu pengikut dibuat oleh tim Kreatif yang beranggotakan Fanita, Vinny, Ayu, Widya, Maura, dan Devika. Selain untuk meningkatkan awareness mengenai konsep acara dan pembicara, juga bertujuan untuk mengajak audiens untuk memesan tiket.
  • 20% – Newsletter: Kami memiliki database sebanyak 5.000 kontak, yaitu anak muda yang pernah mengikuti salah satu program IYC atau pernah mendaftar sebagai panitia/volunteer. Dengan dibantu oleh Wanto, kami melakukan targeting untuk 7 campaign dan kami mengirimkan lebih dari 18.000 email selama sebulan terakhir dengan satu tujuan utama: memperbanyak pemesanan tiket.
  • 13% – Iklan digital: Kami mencoba berbagai platform untuk memasang iklan digital, mulai dari Facebook, Instagram, hingga Adwords, dan mencoba berbagai kombinasi gambar maupun tulisan. Namun, karena biaya yang dikeluarkan tidak sebanding dengan hasil, maka kami memutuskan untuk tidak melanjutkannya.

Perekrutan Cyber-volunteers

Selain kolaborasi dengan organisasi, Sinergi Muda juga mengajak beberapa anak muda yang aktif di media sosial bergabung sebagai cyber-volunteers (CV) untuk membantu mempromosikan IYC 2017. Ada lebih dari 400 anak muda yang mendaftar sebagai CV yang secara total memiliki lebih dari 800 ribu pengikut di Instagram. Selain itu, tujuan perekrutan CV agar bisa menjangkau anak muda yang berada di luar circle kepanitiaan IYC.

Empat orang Panitia IYC, yaitu Adam, Dhika, Dinda, dan Shara, lalu menghubungi CV satu per satu menggunakan Whatsapp agar komunikasi yang terjalin lebih personal. Bila dibagi rata, satu panitia bertugas menghubungi 100 CV untuk menceritakan lebih lanjut apa itu IYC, apa saja tugas CV dan manfaat yang didapatkannya. Akan sangat repot sekali jika tiap orang harus menyimpan 100 kontak untuk bisa menghubunginya di Whatsapp. Oleh karena itu kami membuat satu sistem di mana kami bisa memulai chat di WA hanya dengan mengklik satu pranala untuk mempermudah tugas keempat panitia tersebut.

Hasilnya:

  • Hampir 90% peserta IYC 2017 ternyata belum pernah mengikuti IYC sebelumnya, dan
  • Sekitar 50% peserta IYC 2017 mengetahui IYC dari Instagram.

Dengan berbagai perubahan yang sangat mendasar yang membuatnya paling berbeda dari 7 IYC yang pernah saya ikuti, saya pribadi sangat kagum dengan semangat dan kontribusi dari para Panitia.

Untuk itu, izinkan saya mengucapkan terima kasih kepada Gilang, Danu, Zamilla, Dhira, Irmadinda, Rayi, Firyal, Usman, Saskia, Ardhi, Adinda, Adit, Resqi, Sabil, Bantet, Reza, Dio, Ganis, Indah S, Putri R, Erta, Indah U, Cici, Priska, Inan, Salsa, Adam, Dhika, Shara, Sintia, Fetty, Sasa, Lia, Leo, Tengku, Putri P, Fanita, EgyVinny, Ayu, Widya, Alfi, Anti, Arif, dan Shakti, serta para Volunteer yang telah membantu merealisasikan IYC 2017 kemarin. Kalian-lah yang lebih berhak mendapat penghargaan sebagai “The Most Distinguished Volunteer”.

Apa menurutmu mengenai IYC 2017 kemarin? Mohon berikan masukanmu, ya!