Kegiatan volunteering di organisasi anak muda, saat ini tidak lepas dari dunia internet. Apalagi teknologi digital makin canggih. Kita semakin fleksibel dalam berkegiatan, bekerja, dan berkoordinasi dengan sesama anggota organisasi.

Penting sekali ketika berorganisasi, kita bisa tetap produktif meskipun tidak sedang bersama anggota tim. Kolaborasi antar-anggota tim bisa diselesaikan dengan baik menggunakan beragam online tools yang tersedia dengan gratis.

Sinergi Muda (SM), sudah memanfaatkan beragam online tools sejak awal berdirinya organisasi ini. Apa saja tools yang digunakan? Berikut 6 online tools yang membantu produktivitas pengurus SM selama ini:

Gmail

Perangkat layanan surat elektronik (surel) dari Google yang sejak awal digunakan SM sebagai alat komunikasi online antarpengurus. SM berkesempatan mendapat layanan cuma-cuma untuk Gmail for Business, dimana url name emailnya sesuai dengan domain website milik SM, yaitu sinergimuda.org.

Karena SM bisa dibilang sebagai pengguna awal Gmail for Business secara gratis, seterusnya hingga hari ini SM mendapat akses tersebut secara gratis.

G Suite

G Suite adalah layanan berbasis awan dari Google yang menyediakan beragam alat untuk bekerja sama secara online bagi perusahaan, sekolah atau organisasi. Layanan yang berisi kumpulan aplikasi seperti Google Drive, Doc, Hangouts, Calendar terintegrasi dengan setiap akun email milik pengurus SM.

Ini sangat membantu produktivitas SM sejak awal. Banyak sekali dokumen yang mondar-mandir masuk dari sesama pengurus. Di salah satu aplikasinya, kami sering ngulik menggunakan add-on atau script, seperti dalam mengirim surel dalam jumlah banyak dengan kustomisasi menyesuaikan alamat surel penerima dan penyebutan nama penerima.

Hangouts, juga sangat membantu SM ketika ada keharusan untuk melakukan rapat. Apalagi tidak semua pengurus ada di satu kota, bahkan sering juga ada yang di luar Indonesia. Menggunakan Hangouts, kita bisa online conference meeting langsung dengan tatap muka.

Tweet Deck

Tweetdeck adalah aplikasi desktop atau mobile untuk memudahkan para pengguna Twitter dan Facebook dapat mengatur dua media sosial dengan satu aplikasi. Di sini SM menggunakannya untuk melakukan penjadwalan konten media sosial yang sudah dibuat sebelumnya oleh tim kreatif dan digital.

WhatsApp, Telegram dan Line

Tiga Instant Messaging ini sangat familiar di SM karena tiap tipe instant messaging punya fungsi masing-masing. WhatsApp atau WA seringkali digunakan untuk berkomunikasi antar personal atau grup. Telegram, biasanya digunakan oleh tim digital dan kreatif untuk berkoordinasi membahas konten-konten media sosial.

Line, adalah akun yang digunakan program milik SM yaitu IndonesianYouth sebagai kanal amplifikasi informasi ke anak muda Indonesia. Tepatnya [email protected] Account yang menjadi tempat berkomunikasi secara langsung dengan followers.

Kadang, ada saja yang mengirim pesan ke akun @IndonesianYouth saat dini hari sekitar jam 3 pagi. Keesokan harinya pasti sebisa mungkin direspons oleh admin yang mengelolanya. Apalagi saat open recruitment pengurus Sinergi Muda di akhir 2016 lalu.

Trello

Nah, kalau Trello itu aplikasi online yang mempermudah setiap divisi untuk berbagi tugas dan memantau perkembangan tugas. Aplikasi ini sangat mudah, tinggal drag and drop saja.

Sebelumnya, SM juga punya file khusus di Google Sheets, bernama SPL atau singkatan dari Stefanus Pointers Line. Ceritanya, SM sedang develop konsep Gantt Chart untuk memantau progress tugas. Stefanus (anggota kami) yang buat konsepnya, lalu ada Kurnia Wanto (juga anggota kami) yang membantu memutakhirkan formula di google sheets sehingga hasilnya bisa muncul beragam chart yang mudah dibaca.

Facebook Workplace

Facebook Workplace Sinergi Muda

Facebook workplace adalah layanan messaging dan social media terbaru dari Facebook yang berfokus pada kalangan profesional dan bisa digunakan secara internal. Tampilannya persis seperti facebook, namun bisa dikustomisasi menyesuaikan organisasi yang memakainya.

Tampilan Workplace sendiri mirip jejaring sosial utama Facebook, ada News Feed, Reactions, Trending Post, serta fitur video streaming dan messaging. Pengguna juga bisa berbagi di dalam grup atau melalui layanan chatting.

Facebook Workplace ini menjadi aplikasi terbaru yang digunakan oleh SM, setelah sempat menunggu beberapa bulan untuk mendapat akses ke aplikasi ini. Saat ini, sedang terus kita pelajari bagaimana cara mengoptimalkannya. Berharap, ada add-on yang bisa membuat penggunaanya semakin produktif dan terintegrasi di satu aplikasi ini.